PMS · OPERACIÓN
Property Management
Reservas, inventario, operación, disponibilidad y gestión central de habitaciones o unidades.
Cloudbeds
Guesty
eZee
TECNOLOGÍA APLICADA A HOSPITALIDAD
Toda la operación conectada. Reservas, revenue, huéspedes, propietarios, proveedores y datos trabajando juntos.
Integramos tecnología para que hoteles, villas y operaciones turísticas puedan vender, operar, automatizar y tomar decisiones desde un ecosistema conectado.
El problema no es que falten herramientas. El problema es cuando ninguna habla con la otra.
01
RESERVAS
02
REVENUE
03
OPERACIÓN
04
HUÉSPEDES
05
PROPIETARIOS
06
DATOS
EL PROBLEMA NO ES LA FALTA DE TECNOLOGÍA
Puedes tener diez sistemas. Y seguir operando como si no tuvieras ninguno.
Un PMS por un lado. Revenue por otro. WhatsApp en un teléfono. Proveedores en grupos. Propietarios pidiendo reportes. Facturas en carpetas. Huéspedes en diferentes plataformas.
Eso no es transformación digital. Eso es información fragmentada.
01
OPERACIÓN FRAGMENTADA
Cada herramienta trabaja sola.
La información existe, pero está dispersa entre sistemas, personas y conversaciones.
01
Reservas en diferentes canales.
02
Tarifas gestionadas por separado.
03
Propietarios solicitando información manualmente.
04
Proveedores enviando evidencias por WhatsApp.
05
Facturas y costos sin trazabilidad inmediata.
06
Bases de huéspedes repartidas entre plataformas.
07
Procesos dependiendo de personas.
MUCHAS HERRAMIENTAS · POCO CONTROL
02
ECOSISTEMA CONECTADO
La información empieza a trabajar junta.
Tecnología, operación y datos se conectan alrededor del mismo negocio.
01
Inventario y disponibilidad sincronizados.
02
Revenue conectado con distribución.
03
Propietarios con visibilidad sobre su operación.
04
Proveedores cargando evidencias y costos.
05
Información financiera centralizada.
06
Datos de huéspedes concentrados.
07
Procesos automatizados cuando tiene sentido.
MENOS FRICCIÓN · MÁS VISIBILIDAD
LA IDEA
La tecnología debe seguir el flujo real de la operación.
01
RESERVA
Entra la demanda.
→
02
OPERACIÓN
Se activa el servicio.
→
03
HUÉSPED
Se genera la experiencia.
→
04
COSTOS
Se registra la operación.
→
05
DATOS
Se convierte en información.
→
06
DECISIÓN
Se mejora el siguiente ciclo.
TECNOLOGÍA CON PROPÓSITO
Primero entendemos el proceso. Después decidimos qué conectar.
No todos los hoteles necesitan el mismo PMS. No todos los operadores necesitan las mismas automatizaciones. Y no todos los activos necesitan desarrollar software propio.
La infraestructura debe responder al tamaño, complejidad y modelo de operación.
El objetivo no es presumir tecnología. Es reducir fricción, errores y dependencia operativa.
Un sistema bien conectado no debería sentirse más complejo. Debería hacer que la operación se sienta más simple.
VIVLO · SISTEMA INTERNO DE OPERACIÓN
La operación deja de vivir en mensajes, archivos y hojas sueltas.
Vivlo concentra la información crítica de una operación turística para conectar propietarios, administradores, huéspedes, proveedores, finanzas y procesos en un mismo entorno.
VIVLO
OPERATION CONTROL
RESERVAS
CENTRALIZADAS
PROPIETARIOS
EN TIEMPO REAL
PROVEEDORES
CON EVIDENCIAS
HUÉSPEDES
BASE UNIFICADA
OPERACIÓN
FINANZAS
CRM
CHECK-IN
IDEA CENTRAL
Un solo lugar para saber qué está pasando.
QUÉ CONECTA
Vivlo une la operación con la información.
No busca reemplazar todo lo que ya existe. Su función es concentrar y conectar procesos para reducir fricción y hacer más visible lo que sucede dentro del negocio.
01
Channel Manager
Inventario, disponibilidad y canales coordinados desde una misma estructura.
02
CRM Operativo
Información de huéspedes, seguimiento, historial y relaciones comerciales.
03
Portal de propietarios
Estados financieros, movimientos e información del desempeño en tiempo real.
04
Administración interna
Nómina, contratos, documentación y procesos operativos concentrados.
05
Proveedores
Acceso para cargar evidencias, facturas, costos y trabajos realizados.
06
Check-in digital
Información de acceso, instrucciones, recomendaciones y detalles de la propiedad.
07
Finanzas
Información financiera para propietarios y administradores dentro del mismo entorno.
08
Servicios adicionales
Tours, masajes, chef privado y otros servicios solicitados directamente por el huésped.
UNA OPERACIÓN · CUATRO PERSPECTIVAS
Cada usuario ve lo que necesita ver.
01
PROPIETARIO
Finanzas, desempeño y visibilidad del activo.
02
ADMINISTRADOR
Operación, proveedores, documentación y control.
03
PROVEEDOR
Evidencias, trabajos, facturas y costos.
04
HUÉSPED
Check-in, información y servicios adicionales.
Vivlo no existe para agregar otra aplicación. Existe para reducir la distancia entre lo que ocurre en la operación y lo que puedes ver de ella.
VIVEALO · CANAL EXCLUSIVO DE VENTAS
Una propiedad puede estar publicada y seguir sin estar bien posicionada.
Vivealo es nuestra capa comercial: un canal exclusivo para posicionar determinados activos dentro de una estrategia de venta propia, complementaria a las plataformas tradicionales.
EL OBJETIVO
No depender de un solo canal para encontrar demanda.
Airbnb, Booking o Expedia pueden seguir formando parte de la estrategia, pero no deberían definir por completo la comercialización del activo.
Vivealo nos permite trabajar una capa adicional de posicionamiento, distribución y relación comercial alrededor de propiedades seleccionadas.
01
Canal propio
Un espacio comercial adicional para posicionar propiedades dentro de nuestro ecosistema.
02
Distribución complementaria
Vivealo no sustituye necesariamente a las OTAs; amplía la capacidad de llegar al mercado.
03
Alianzas comerciales
Conexiones con otros actores que pueden generar demanda o nuevas oportunidades de venta.
04
Base de clientes
La relación con el huésped deja de pertenecer exclusivamente a una plataforma externa.
05
Posicionamiento
Cada activo se presenta dentro de una narrativa comercial coherente con su producto.
06
Venta directa
Construimos capacidad para generar reservas fuera de la dependencia absoluta de terceros.
VIVEALO
EXCLUSIVE DISTRIBUTION
FEATURED PROPERTY
Luxury Collection
Riviera Maya · México
01
VIVEALO
02
DIRECTO
03
ALIANZAS
04
OTAs
UN ACTIVO
MÚLTIPLES PUNTOS DE DEMANDA
PRINCIPIO COMERCIAL
Más canales no significan más ventas. Mejor distribución sí.
EL CAMBIO
De publicar inventario a construir distribución.
PUBLICAR
Esperar que la plataforma encuentre al huésped.
→
DISTRIBUIR
Llevar el activo a diferentes fuentes de demanda.
→
CONECTAR
Construir relaciones comerciales alrededor del activo.
DENTRO DEL ECOSISTEMA
Vivlo conecta la operación. Vivealo conecta el mercado.
Son dos funciones distintas dentro de la misma arquitectura.
Vivlo ayuda a concentrar procesos, información y operación. Vivealo trabaja sobre comercialización, posicionamiento y acceso a demanda.
Una mira hacia adentro. La otra hacia el mercado.
La distribución deja de ser una lista de plataformas. Se convierte en una estrategia comercial alrededor del activo.
STACK TECNOLÓGICO
No existe una herramienta perfecta. Existe una arquitectura correcta.
Elegimos, combinamos e integramos tecnología según el tipo de operación, tamaño, canales, complejidad y objetivos de cada negocio.
CÓMO LO VEMOS
Primero la necesidad. Después la herramienta.
Un hotel boutique, una villa, un property manager y una operación de 100 unidades no necesitan exactamente la misma infraestructura.
Por eso no vendemos una lista cerrada de plataformas. Diseñamos la combinación que mejor resuelva cada operación.
DISTRIBUCIÓN
Channel Management
Sincronización de tarifas, disponibilidad e inventario entre diferentes canales de venta.
Channex
myallocator
Guesty
REVENUE
Pricing & Demand
Herramientas para analizar demanda, temporadas, ocupación, anticipación y comportamiento de tarifas.
PriceLabs
Revenue Tools
CRM
Relaciones & Huéspedes
Centralización de contactos, seguimiento, historial de huéspedes, oportunidades y comunicación.
Vivlo
CRM Integrado
MARKETING
Adquisición & Medición
Infraestructura para campañas, remarketing, seguimiento de conversiones y análisis del comportamiento digital.
Meta
Google
Analytics
PRODUCTIVIDAD
Equipos & Documentación
Procesos internos, comunicación, archivos, calendarios y colaboración dentro de la operación.
Google Workspace
Cloud Docs
AUTOMATIZACIÓN
Procesos Conectados
Transferencia automática de información, alertas, tareas, mensajes y flujos entre diferentes sistemas.
Make
Webhooks
APIs
INTELIGENCIA ARTIFICIAL
IA Aplicada
Análisis, soporte operativo, automatización, contenido y procesos donde la inteligencia artificial pueda aportar eficiencia.
IA
Agentes
Automatización
DESARROLLO
Código & Integraciones
Cuando una plataforma no resuelve completamente la necesidad, podemos conectar, adaptar o desarrollar soluciones específicas.
Código nativo
Integraciones
APIs
IMPORTANTE
No necesito saberlo todo. Necesito saber qué necesita la operación.
HugoTeConecta® no se posiciona como “experto absoluto” en cada software disponible en el mercado.
Mi función es entender el negocio, diseñar la arquitectura y dirigir la implementación.
Cuando una solución requiere conocimiento técnico especializado, trabajo con personas capaces de ejecutarla.
ARQUITECTURA
Las herramientas cambian. La lógica permanece.
01
NECESIDAD
Qué problema tenemos que resolver.
→
02
SELECCIÓN
Qué herramienta puede resolverlo mejor.
→
03
INTEGRACIÓN
Cómo debe conectarse con el resto.
→
04
OPERACIÓN
Cómo lo utiliza realmente el equipo.
→
05
MEDICIÓN
Si realmente está generando valor.
No construimos operaciones alrededor del software. Construimos tecnología alrededor de la operación.
INTEGRACIONES
El valor aparece cuando los sistemas empiezan a hablar entre sí.
Una integración bien diseñada permite que la información viaje entre reservas, revenue, operación, huéspedes, propietarios, proveedores y finanzas sin depender de procesos manuales en cada paso.
HUGOTECONECTA®
ECOSISTEMA
INFORMACIÓN CONECTADA
01
PMS
Reservas, inventario y operación.
02
Revenue
Tarifas, demanda y disponibilidad.
03
Canales
OTAs, venta directa y distribución.
04
CRM
Huéspedes, contactos y seguimiento.
05
Propietarios
Información, estados y visibilidad.
06
Proveedores
Evidencias, costos y trabajos.
07
Marketing
Meta, Google, medición y datos.
08
Finanzas
Costos, movimientos y desempeño.
QUÉ SUCEDE CUANDO SE CONECTA
Una acción puede alimentar todo el siguiente proceso.
01
ENTRA UNA RESERVA
Se actualiza inventario, disponibilidad y operación.
→
02
SE ACTIVA EL HUÉSPED
CRM, comunicación e información de llegada.
→
03
SE ACTIVA OPERACIÓN
Limpieza, mantenimiento o preparación requerida.
→
04
SE GENERAN COSTOS
Evidencias, facturas y movimientos asociados.
→
05
SE ACTUALIZA INFORMACIÓN
Propietario y operación tienen mayor visibilidad.
AUTOMATIZACIÓN
Automatizar no es quitar personas. Es quitar trabajo repetitivo.
Una operación sigue necesitando criterio, supervisión y personas capaces de tomar decisiones.
Pero tareas como transferir información, generar alertas, registrar eventos, enviar instrucciones o activar seguimientos no siempre deberían depender de alguien copiando y pegando datos.
Automatizamos donde reduce fricción. No donde elimina criterio.
Nueva reserva
Puede activar comunicación, tareas internas, check-in y actualización de información.
Incidencia
Puede generar una tarea, asignar responsable y solicitar evidencia.
Factura
Puede asociarse con un trabajo, proveedor o movimiento dentro de la operación.
Huésped
Su información puede alimentar CRM, seguimiento y futuras acciones comerciales.
Revenue
Tarifas y disponibilidad pueden mantenerse sincronizadas con los canales adecuados.
Propietario
Puede consultar información sin solicitar manualmente cada reporte.
EL RESULTADO
Menos puntos ciegos. Más información útil.
MENOS
CAPTURA MANUAL
MENOS
INFORMACIÓN DUPLICADA
MÁS
TRAZABILIDAD
MÁS
VISIBILIDAD
MÁS
CAPACIDAD DE DECISIÓN
La integración correcta no agrega pasos. Elimina pasos que nunca debieron existir.
CASOS DE USO
La tecnología cambia según quién la necesita.
No conectamos sistemas por conectar. La arquitectura cambia según el tipo de negocio, la escala, los procesos y la información que cada operación necesita controlar.
01
HOTEL BOUTIQUE
Más habitaciones. Más puntos que coordinar.
Un hotel necesita conectar inventario, recepción, revenue, canales, housekeeping, huéspedes y reportes sin convertir cada área en una isla.
PMS
Channel Manager
Revenue
CRM
Automatización
Reportes
OBJETIVO
COORDINAR OPERACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN
02
VILLA / RESIDENCIA
Menos volumen. Más detalle por huésped.
En una propiedad de alto valor, la tecnología debe facilitar servicio, comunicación, control de proveedores, check-in, servicios adicionales y visibilidad para el propietario.
CRM
Check-in Digital
Propietario
Proveedores
Servicios
Finanzas
OBJETIVO
CONTROLAR LA EXPERIENCIA Y EL ACTIVO
03
PROPERTY MANAGER
Más propiedades. Menos dependencia manual.
Cuando una operación crece, WhatsApp, hojas de cálculo y conocimiento disperso empiezan a convertirse en cuellos de botella.
PMS
Owners Portal
CRM
Proveedores
Automatización
Finanzas
OBJETIVO
ESCALAR SIN PERDER CONTROL
04
DESARROLLADOR
El activo todavía no opera. La infraestructura ya puede diseñarse.
Antes de entregar unidades, podemos definir cómo se conectarán propietarios, comercialización, operación y administración del inventario.
Owners Portal
CRM
Distribución
Operación
Finanzas
Integraciones
OBJETIVO
DISEÑAR LA OPERACIÓN ANTES DE ENTREGAR
EL CRITERIO
No preguntamos: “¿Qué software quieres?”
Preguntamos qué quieres controlar, qué proceso está fallando, dónde se pierde información y qué necesita ver cada persona.
A partir de ahí se define qué herramienta, integración o desarrollo realmente tiene sentido.
La tecnología correcta empieza con una pregunta de negocio.
¿NO SABES QUÉ NECESITA TU OPERACIÓN?
REVISAR MI OPERACIÓN
→
Ahí es exactamente donde comenzamos.
PREGUNTAS FRECUENTES
Tecnología sí. Complicación innecesaria, no.
Estas son las preguntas que normalmente aparecen cuando un hotel, operador o propietario comienza a revisar su infraestructura tecnológica.
01 ¿Tengo que cambiar todos mis sistemas actuales? +
No necesariamente.
Primero revisamos qué herramientas ya utilizas, qué sí funciona y dónde está la fricción.
En algunos casos basta con integrar mejor lo que ya existe. En otros sí puede tener sentido sustituir alguna pieza.
No cambiamos tecnología por moda. Cambiamos lo que está frenando la operación.
02 ¿Trabajan solamente con Vivlo y Vivealo? +
No.
Vivlo y Vivealo forman parte de nuestro ecosistema, pero también trabajamos con soluciones de terceros cuando son las adecuadas para el proyecto.
Dependiendo de la operación podemos integrar herramientas de PMS, channel management, revenue, CRM, automatización, marketing, analítica y productividad.
El ecosistema se adapta a la operación, no al revés.
03 ¿Qué sistemas pueden integrar? +
Depende de las capacidades técnicas disponibles en cada plataforma.
Cuando existe API, webhook u otro mecanismo de conexión podemos evaluar integraciones entre diferentes herramientas.
También trabajamos con soluciones como Cloudbeds, Guesty, PriceLabs, Channex, eZee, myallocator, Meta, Google Workspace y otras herramientas del ecosistema hospitality.
Primero revisamos qué necesita conectarse y después cuál es la mejor forma de hacerlo.
04 ¿También automatizan procesos? +
Sí, cuando tiene sentido.
Podemos automatizar acciones repetitivas como envío de información, creación de tareas, alertas, seguimiento, actualización de datos o transferencia de información entre sistemas.
Pero no buscamos automatizar decisiones que requieren criterio humano.
Automatizamos trabajo repetitivo. No responsabilidad.
05 ¿La inteligencia artificial sustituye al equipo? +
No es el objetivo.
Utilizamos inteligencia artificial donde puede acelerar análisis, documentación, comunicación, contenido o procesos operativos.
Una operación hospitality sigue necesitando personas capaces de interpretar contexto, resolver incidencias y tomar decisiones.
La IA debe amplificar al equipo, no convertir la hospitalidad en un robot.
06 ¿Vivlo es un PMS? +
Vivlo es más amplio que una sola función.
Su objetivo es concentrar y conectar procesos relacionados con operación, huéspedes, propietarios, proveedores, finanzas, documentación y seguimiento.
Dependiendo del proyecto puede convivir con otras herramientas especializadas dentro de la arquitectura.
Vivlo funciona como una capa de conectividad alrededor de la operación.
07 ¿Vivealo reemplaza Airbnb, Booking o Expedia? +
No necesariamente.
Vivealo funciona como un canal comercial propio dentro de una estrategia de distribución más amplia.
Las OTAs pueden seguir teniendo un papel importante dependiendo del activo y del mercado.
Vivealo busca agregar capacidad comercial, no eliminar canales útiles.
08 ¿Pueden desarrollar algo específico para mi operación? +
Sí, cuando existe una necesidad real que no queda bien resuelta con herramientas existentes.
Podemos evaluar integraciones, automatizaciones, interfaces o desarrollos específicos según el alcance del proyecto.
Cuando se requiere una especialidad técnica concreta, incorporamos a las personas adecuadas para ejecutar esa parte.
No desarrollamos por desarrollar. Desarrollamos cuando resuelve algo.
09 ¿Esto sirve solamente para hoteles grandes? +
No.
Una villa, un hotel boutique, una empresa de property management o un desarrollo pueden tener problemas tecnológicos completamente diferentes.
La arquitectura debe ser proporcional a la escala y complejidad de la operación.
Tecnología profesional no significa tecnología innecesariamente grande.
10 ¿Cómo sabemos qué tecnología necesita mi operación? +
Empezamos revisando el flujo real del negocio.
Dónde entra una reserva, quién captura información, dónde aparecen errores, qué reportes se hacen manualmente, qué datos se duplican y qué necesita ver cada usuario.
Después definimos prioridades.
Primero diagnosticamos el proceso. Después elegimos la tecnología.
Si la tecnología te obliga a trabajar más para mantenerla, probablemente hay algo mal diseñado en la arquitectura.
DIAGNÓSTICO TECNOLÓGICO
No necesitas más tecnología. Necesitas saber cuál sí te sirve.
Si tu operación depende de demasiadas hojas de cálculo, mensajes, capturas manuales o sistemas que no se conectan, el primer paso no es comprar otra plataforma.
El primer paso es entender dónde se está perdiendo tiempo, información y control.
01
MAPEAR
Qué sistemas utilizas y cómo fluye hoy la información.
02
DETECTAR
Duplicidades, procesos manuales, errores y puntos ciegos.
03
PRIORIZAR
Qué problema vale la pena resolver primero.
04
DISEÑAR
Qué herramientas, integraciones o automatizaciones tienen sentido.
La tecnología correcta no se mide por cuántos sistemas tienes. Se mide por cuánto trabajo innecesario deja de existir.
Primera conversación para entender tu operación, identificar fricción y definir si existe una oportunidad real de integración o automatización.
Hugo Derramadero
ESTRATEGIA · OPERACIÓN · TECNOLOGÍA · HUGOTECONECTA®
VIVLO
VIVEALO
HOUSE & HOST
HUGOTECONECTA®